Planificación, control y documentos auditables.
Planificación
Es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organización y busca adaptarse a ellos. La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una acción administrativa determinada.
En muchas empresas la planificación no deja de ser un ejercicio puramente formal: se establece un plan porque sería “poco profesional” no hacerlo, pero realmente no se toma muy en serio. La planificación trata de identificar qué objetivos desea alcanzar la organización y cómo. El proceso de planificación suele ser escrito porque de esta forma es mucho más fácil comunicar los planes y discutirlos sin ambigüedades.
El propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el nivel de éxito organizacional. Un propósito adicional de la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificación es como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organización, la dirección y el control. Por otro lado, se puede considerar a la planificación como el tronco fundamental de un árbol imponente, del que crecen las ramas de la organización, la dirección y el control.
Hay dos horizontes de planificación: Planes a largo plazo (planificación estratégica), tienen una duración variable (según la empresa) pero lo más normal es que sean de unos 5 años. Planes a corto plazo (planificación táctica), 1-2 años.
La planificación es un proceso de preparación dedecisiones referentes al futuro del sistema a dirigir con lo que se condicionan-posibilitan futuras decisiones. Este proceso se basa en un pronóstico, previamenteelaborado según métodos específicos (Prospectiva) y se articula, basándose encompetencias especializadas, según las áreas de actividad del sistema. Sin embargo, el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán ejecutarse las acciones planificadas. Uno de los resultados más significativos del proceso de planificación es una estrategia para laorganización.
Control
Por control se entiende a la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño, tomando la acción correctiva en el momento en que sea necesario.
Consta de las siguientes 4 etapas:
- Establecimiento de estándares. Se establecen los criterios de evaluación.
- Evaluación del desempeño. Recopilación de información sobre el comportamiento de los factores interesantes para el plan establecido.
- Comparación del desempeño con el estándar establecido. Se usan los estándares para compararlos con el resultado de la evaluación del desempeño.
- Acción correctiva. En esta última etapa, el objetivo es corregir las fallas encontradas en el punto anterior.
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.
Con el objetivo de mejorar la toma de decisiones, necesariamente debe de existir la planeación en todos los departamentos de la organización que sirvan como una guía y que busquen evitar errores. En cuanto al control, va de la mano con la planificación, ya que uno sin el otro no tiene sentido.
- Cabe destacar que:
- Los sistemas se basan sobre suposiciones obsoletas o anticuadas, el estilo administrativo que resulta contrario a la estrategia establecida.
Documentos Auditables
Es auditable la documentación "controlada" y la no controlada puede utilizarse como criterios de auditoría por parte del auditor. Para mayor claridad cito en este último caso por ejemplo el manual de funciones y competencias de una compañía en muchos casos, no es un documento controlado, sin embargo se incluye como criterio de auditoría o referente en procesos de auditoría, otros casos comunes son el reglamento interno de trabajo, los estatutos de la compañía, entre otros. Por último, el hecho de que un documento no sea controlado no lo exime de facultades implícitas tales como estar aprobado por la instancia pertinente, socializado, actualizado, aplicado, conservado (en caso de requerirse y/o según tabla de retención documental).
Autor:
Kleiver Fernández
